Cara Pesan, Syarat Dan Harga Tiket Kereta Api Luar Biasa (KLB), Kereta Khusus Untuk Bepergian Secara Rombongan

Untuk memesan perjalanan dengan KLB, masyarakat dapat menghubungi contact center KAI melalui beberapa saluran:

- Telepon: 121

- WhatsApp: 08111-2111-121

- Email: cs@kai.id

- Media sosial: KAI121

- Customer service di stasiun

Setelah menghubungi contact center KAI, calon pelanggan harus mengajukan surat permohonan angkutan rombongan yang mencakup jumlah penumpang, relasi, dan jadwal perjalanan. 

KAI kemudian akan mengecek ketersediaan rangkaian dan memberikan penawaran tarif. Jika kesepakatan tercapai, akan dibuat berita acara kesepakatan, dan calon pelanggan diminta untuk membayar uang muka (down payment/DP). 

Setelah DP dibayarkan, PT KAI akan menyiapkan sarana kereta api luar biasa.

Untuk memastikan pelayanan optimal, calon pelanggan KLB diharapkan melakukan pendaftaran minimal H-7 sebelum keberangkatan.

Selain melalui contact center KAI, pelanggan yang ingin menyewa KLB atau memesan tiket kereta api untuk layanan angkutan rombongan dapat menghubungi nomor WhatsApp unit layanan penumpang KAI. 

Berikut nomor WhatsApp yang dapat dihubungi sesuai wilayah stasiun yang berada di bawah masing-masing daerah operasi (Daop):

- Daop 1 Jakarta: 0857-7703-6682 

- Daop 2 Bandung: 0821-1654-1273 

- Daop 3 Cirebon: 0811-2021-0003 

- Daop 4 Semarang: 0813-9001-4440 

- Daop 5 Purwokerto: 0811-2021-0005 

- Daop 6 Yogyakarta: 0811-2021-0006 

- Daop 7 Madiun: 0811-2021-0007 

- Daop 8 Surabaya: 0811-2021–0008 

- Daop 9 Jember: 0811-2021–0009 

- Divre I Sumatera Utara: 0811-2021–0011 

- Divre III Palembang: 0811-2021–0013 

- Divre IV Tanjungkarang: 0811-2021–0014 

KAI memberlakukan syarat dan ketentuan khusus bagi pengajuan layanan rombongan dengan menggunakan KLB. Berikut adalah syarat dan ketentuan yang harus dipenuhi calon pelanggan:

1. Calon penumpang menghubungi narahubung layanan rombongan di masing-masing Daerah Operasi (Daop) atau Divisi Regional (Divre) dengan mengajukan surat permohonan angkutan rombongan yang berisi jumlah penumpang, relasi, dan jadwal perjalanan.

2. Layanan rombongan berlaku untuk semua kelas kereta api komersial, tetapi tidak berlaku untuk kereta api subsidi.

3. Kereta api subsidi hanya diperuntukkan bagi rombongan siswa setingkat SMA ke bawah dengan mengajukan permohonan yang ditandatangani pejabat berwenang dari sekolah.

4. Tiket rombongan dapat dilayani selama tempat duduk masih tersedia dan dapat dilakukan mulai H-45 sebelum jadwal keberangkatan.

5. Jumlah kapasitas penumpang yang diizinkan dalam KLB mengacu pada kapasitas gerbong kereta yang disewa, sedangkan jumlah minimalnya tidak ada.

6. Jumlah kereta yang digunakan dalam satu perjalanan KLB minimal terdiri dari 6 (enam) gerbong kereta dengan jenis kereta yang disesuaikan dengan permintaan pemohon. Jika jumlah gerbong ekstra kurang dari 6 (enam), maka akan ada perhitungan tersendiri.

7. Tarif yang berlaku mengacu pada tarif umum dan tidak berlaku tarif reduksi.

8. Berita acara angkutan rombongan dibuat atas kesepakatan bersama (BAK).

9. Pemohon wajib membayar uang muka minimal 25 persen dari nilai total biaya angkutan rombongan yang disepakati, sesuai berita acara kesepakatan.

10. Block seat atau pembelian kursi dapat dilakukan setelah pembayaran uang muka.

11. Pembayaran sisa biaya angkutan rombongan dan penyerahan daftar peserta rombongan dilakukan paling lambat 14 hari sebelum tanggal keberangkatan, dan pencetakan tiket paling lambat 7 hari sebelum tanggal keberangkatan.

12. Pelayanan angkutan rombongan hanya dilayani pada hari dan jam kerja, Senin-Jumat pukul 09.00–15.00 WIB atau kondisional, dan tidak melayani di hari libur.

Tarif sewa KLB bervariasi tergantung pada jenis gerbong yang dipilih oleh calon pelanggan. Pelanggan KLB bisa menentukan jenis gerbongnya, sehingga tarifnya juga bervariasi dan disesuaikan dengan jenis gerbong apakah ekonomi, bisnis, eksekutif, wisata, dan lainnya.

Selain jenis gerbong, tarif juga disesuaikan dengan jarak atau relasi dari KLB tersebut. Menurut manager Humas PT KAI Daerah Operasi (Daop) 2 Bandung, Mahendro Trang Bawono, seperti dilansir dari Kompas.com, harga sewa KLB setara dengan kelas KA Argo pada saat peak season, yaitu antara Rp 600.000 hingga Rp 700.000 per orang.

Selain itu, KAI juga menerapkan batas minimal sewa enam gerbong. Sebagai contoh, satu gerbong terdapat 50 kursi, maka calon pelanggan setidaknya harus menyewa 300 kursi. Dengan perkiraan harga setiap kursi Rp 600.000-Rp 700.000 per orang, tarif sewa KLB berkisar Rp 180 juta hingga Rp 210 juta.